Jedna sprawa, jeden obieg informacji, mniej pracy. Jak integracja BP Flow z CRM Kancelarii usprawnia obsługę spraw Serwisu?
Dla Serwisu blacharsko-lakierniczego zakończenie naprawy samochodu nie zawsze
oznacza koniec pracy nad szkodą. W przypadku sporów dotyczących wysokości
odszkodowania, dopłat do naprawy czy rozliczeń z ubezpieczycielem sprawa może
wymagać dalszych działań, w tym obsługi prawnej i windykacji. Im więcej dokumentów,
systemów i osób zaangażowanych w ten proces, tym większe ryzyko chaosu
informacyjnego i niepotrzebnej pracy.
Dlatego tak istotne jest połączenie systemu BP Flow, wykorzystywanego przez Serwis do
obsługi procesu naprawy, z CRM Kancelarii, w którym prowadzona jest dalsza obsługa
prawna i windykacyjna sprawy.
To rozwiązanie pozwala połączyć oba etapy w jeden przejrzysty obieg informacji. Serwis nie
musi tworzyć równoległej dokumentacji, wielokrotnie przesyłać tych samych plików ani
zastanawiać się, gdzie znajduje się aktualna wersja dokumentu czy informacja o statusie
sprawy.
Wszystko w jednym miejscu
Jedną z najważniejszych korzyści jest ograniczenie konieczności pracy w kilku niezależnych systemach. Przekazując sprawę do Kancelarii, użytkownik BP Flow może wskazać dokumenty, które mają zostać przekazane do dalszej obsługi. Nie ma potrzeby ręcznego kompletowania plików, zapisywania ich na dysku czy wysyłania kolejnych wiadomości e-mail.
– Połączenie BP Flow z CRM Kancelarii oznacza, że wszystko jest w jednym miejscu. Nie trzeba dublować systemów, szukać plików po folderach czy tracić czasu na ręczne przekazywanie dokumentacji. Zaznaczamy tylko pliki, które chcemy przesłać, dzięki czemu oszczędzamy czas przekazywania spraw– mówi Monika Pomykała-Holak, Koordynator Działu Płatności i Windykacji.
To szczególnie ważne w Serwisach, w których każdego dnia obsługiwanych jest wiele
szkód. Przy dużej liczbie spraw nawet pozornie niewielkie czynności administracyjne mogą oznaczać wiele godzin pracy w skali miesiąca.
Przejrzystość sprawy bez ciągłego poszukiwania informacji
Kolejną zaletą integracji jest uporządkowanie informacji dotyczących konkretnej sprawy. Dokumenty, komunikacja i informacje o prowadzonych działaniach są dostępne w ramach jednej sprawy, co ułatwia zarówno bieżącą pracę, jak i późniejszą weryfikację jej przebiegu.
– Mamy wszystko uporządkowane, transparentne i kompletne w jednym miejscu. Fajne jest to, że na teczce widoczne są wszystkie załączone dokumenty, a także dokumenty ze sprawy, faktury rozliczeniowe itd. Załączniki znajdują się tuż nad komentarzami i komunikatorem, więc można szybko zweryfikować, czy czegoś nie brakuje – podkreśla Monika Pomykała-Holak.
Ma to znaczenie nie tylko przy przekazywaniu sprawy do Kancelarii. Równie istotna jest możliwość szybkiego sprawdzenia, na jakim etapie znajduje się dana sprawa, bez konieczności przeszukiwania folderów, skrzynki e-mail czy kilku różnych narzędzi.
Powiadomienie i bezpośredni dostęp do sprawy
W codziennej pracy liczy się również szybkość dostępu do informacji. Dlatego istotnym elementem rozwiązania są automatyczne powiadomienia o zmianach w sprawie.
– Jestem informowana o każdej aktualizacji na sprawie poprzez maila z informacją o zmianie oraz od razu z linkiem przekierowującym do sprawy. Dzięki temu nie muszę szukać sprawy w systemie. Jeżeli coś napiszę w wewnętrznym komunikatorze, mam szybką odpowiedź – wskazuje Monika Pomykała-Holak.
Takie rozwiązanie eliminuje jeden z typowych problemów związanych z obsługą wielu spraw – konieczność regularnego sprawdzania, czy w którejś z nich pojawiła się nowa informacja. Zamiast tego użytkownik otrzymuje powiadomienie i może od razu przejść do konkretnej sprawy.
Serwis zachowuje kontrolę nad sprawą
Integracja systemów nie oznacza przy tym utraty kontroli przez Serwis nad sprawą przekazaną do obsługi prawnej. Wręcz przeciwnie, użytkownik może na bieżąco śledzić postęp działań podejmowanych przez Kancelarię.
– Z punktu widzenia windykacji Serwis widzi, na jakich etapach jest sprawa w kancelarii. Widzimy, czy dochodzi do ugody, czy sprawa kończy się wyrokiem, a także czy jest kontynuowana w apelacji – mówi Paweł Rozłąkowski, Dyrektor Serwisu Blacharsko-Lakierniczego Toyota Dobrygowski sp. z o.o.
Co ważne, sprawę przekazaną do Kancelarii można otworzyć również bezpośrednio z poziomu BP Flow. Użytkownik nie musi więc pamiętać, w którym systemie znajduje się dana informacja ani wykonywać dodatkowych czynności, aby przejść do obsługiwanej sprawy.
Nie tylko obsługa pojedynczej sprawy, ale także dane dla zarządzających.
Dostęp do aktualnego statusu spraw ma jeszcze jedną istotną zaletę. Pozwala Serwisowi analizować skuteczność prowadzonej windykacji.
– Możemy dzięki temu wykonywać statystyki dotyczące prowadzonych spraw oraz poszczególnych towarzystw ubezpieczeń – zauważa Paweł Rozłąkowski.
Dla osoby zarządzającej Serwisem oznacza to możliwość spojrzenia na proces szerzej niż tylko przez pryzmat pojedynczego odszkodowania. Dane dotyczące spraw mogą stanowić podstawę do analizy skuteczności działań, porównywania wyników czy oceny, jak przebiega współpraca w zakresie rozliczeń z poszczególnymi ubezpieczycielami.
Mniej administracji, więcej kontroli
Największą wartością integracji BP Flow z CRM Kancelarii jest więc nie samo połączenie dwóch systemów, ale uproszczenie całego procesu obsługi sprawy.
Serwis zyskuje:
● jeden uporządkowany obieg informacji,
● ograniczenie dublowania pracy i dokumentacji,
● szybsze przekazywanie spraw do Kancelarii,
● łatwy dostęp do kompletnej dokumentacji,
● bieżące informacje o zmianach w sprawie,
● bezpośrednie przejście do sprawy z poziomu powiadomienia,
● możliwość komunikacji bezpośrednio w ramach sprawy,
● kontrolę nad etapem postępowania prawnego i windykacyjnego,
● możliwość analizy prowadzonych spraw i wyników windykacji.
– Dodatkowo ogromnym plusem jest to, że do sprawy przekazanej do Kancelarii możemy wejść także z poziomu BP Flow – podsumowuje Monika Pomykała-Holak.
W efekcie proces, który wcześniej mógł wymagać pracy w kilku miejscach, wyszukiwania dokumentów i ręcznego przekazywania informacji, staje się spójnym cyfrowym obiegiem. A dla Serwisu oznacza to coś więcej niż wygodę – oszczędność czasu, większą przejrzystość i lepszą kontrolę nad sprawami, które mają bezpośrednie znaczenie dla
jego wyniku finansowego.